Perché queste informazioni
La presente informativa descrive le modalità con cui PWS Digitale tratta i dati personali degli utenti che consultano il sito, accedono alla piattaforma o utilizzano il servizio.
L’informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.
La presente informativa riguarda PWS Digitale e non si applica a siti, piattaforme, servizi o strumenti di terzi eventualmente raggiungibili tramite link o integrazioni esterne.
Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento dei dati personali relativi alla gestione della piattaforma PWS Digitale, agli account, alla sicurezza, all’assistenza, al sito web, agli aspetti tecnici e amministrativi del servizio è:
Alessandro Fortunato
Via Rotta 45
Bologna, Italia
Email per richieste privacy, assistenza e diritti degli interessati: supporto@pwsdigitale.it
PWS Digitale è uno strumento digitale mobile-first e web per supportare la gestione quotidiana del PWS, degli obiettivi, delle attività operative, dei task, degli appunti, delle conferme di fine giornata, delle note, del feedback interno, delle dashboard di andamento e del coordinamento tra collaboratori, coach, responsabili, titolari, manager e altri ruoli autorizzati.
PWS Digitale non è un gestionale immobiliare ufficiale, non è un CRM ufficiale, non è un software contabile, non sostituisce software obbligatori, procedure aziendali, strumenti di compliance, sistemi gestionali o attività di controllo che l’organizzazione cliente è tenuta a svolgere autonomamente.
Eventuali decisioni organizzative, commerciali, contrattuali, valutative, disciplinari o gestionali assunte sulla base dei dati presenti in PWS Digitale restano di esclusiva responsabilità dell’organizzazione cliente e dei soggetti da essa autorizzati.
Ruolo del prodotto
PWS Digitale supporta l’operatività quotidiana, ma non sostituisce strumenti ufficiali, procedure aziendali o decisioni dell’organizzazione cliente.
PWS Digitale può trattare dati personali con ruoli privacy differenti, a seconda del contesto.
Alessandro Fortunato agisce come titolare autonomo del trattamento per:
·
sicurezza della piattaforma;
·
autenticazione e accessi;
·
comunicazioni di servizio;
·
gestione amministrativa del rapporto;
·
prevenzione abusi e tutela del servizio.
Titolare cliente e responsabile art. 28 GDPR
Quando un’agenzia, società, ufficio, rete, gruppo o altra organizzazione utilizza PWS Digitale per gestire utenti, collaboratori, obiettivi, PWS, task, note, dashboard, sfide, classifiche o dati operativi interni, tale organizzazione agisce di norma come titolare del trattamento. In questo scenario PWS Digitale tratta i dati per conto dell’organizzazione cliente come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo istruzioni documentate e, ove applicabile, tramite apposito accordo sul trattamento dei dati personali (“DPA”).
Informazione agli utenti
L’organizzazione cliente è responsabile di informare correttamente i propri utenti, collaboratori e soggetti autorizzati in merito all’utilizzo di PWS Digitale, alle finalità perseguite, alle basi giuridiche applicabili, ai ruoli autorizzati e alle eventuali forme di monitoraggio interno.
Categorie di dati trattati
In base all’utilizzo del servizio, PWS Digitale può trattare le seguenti categorie di dati:
·
dati identificativi e di account, come nome, cognome, email, credenziali, identificativi utente e riferimenti tecnici;
·
dati di ruolo, ufficio, team, organizzazione, area, microarea, appartenenza organizzativa e permessi;
·
dati operativi inseriti nell’app, come obiettivi, PWS giornalieri, attività, metriche, risultati, scostamenti, recuperi e conferme;
·
task, appunti, note finali, note operative, feedback, suggerimenti, reminder e comunicazioni interne;
·
dati relativi a dashboard, report, statistiche, classifiche, sfide, avanzamenti e indicatori, individuali o aggregati secondo i permessi configurati;
·
dati tecnici di accesso, log, sicurezza, sessione, dispositivo, browser, sistema operativo, indirizzo IP o altri identificativi tecnici necessari;
·
dati relativi a richieste di assistenza o comunicazioni inviate al supporto;
·
dati amministrativi o contrattuali necessari alla gestione del rapporto con l’utente o con l’organizzazione cliente.
PWS Digitale non richiede, per il proprio normale funzionamento, l’inserimento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, dati giudiziari, dati sanitari, documenti di identità, dati bancari non necessari o informazioni private non pertinenti.
Gli utenti e le organizzazioni clienti devono rispettare il principio di minimizzazione dei dati.
Negli appunti, nei campi liberi, nelle note, nei task, nei feedback o in altri spazi testuali non devono essere inseriti dati non necessari alle finalità operative del servizio.
In particolare, salvo diversa base giuridica e specifica autorizzazione dell’organizzazione cliente, non devono essere inseriti:
·
dati sanitari o relativi alla salute;
·
dati giudiziari o relativi a condanne, reati o procedimenti;
·
dati di minori non autorizzati;
·
dati relativi alla vita privata non pertinenti al PWS o al coordinamento interno;
·
dati bancari o di pagamento non richiesti dal servizio;
·
documenti di identità o copie di documenti non necessari;
·
informazioni offensive, discriminatorie, diffamatorie, illecite o sproporzionate;
·
dati personali di clienti, potenziali clienti o terzi non necessari alla gestione del PWS;
·
informazioni che l’utente o l’organizzazione non sono autorizzati a trattare.
L’organizzazione cliente è responsabile dei dati inseriti dai propri utenti e della loro pertinenza rispetto alle finalità perseguite.
Finalità, base giuridica, conservazione e natura del conferimento
I dati personali sono trattati per le finalità indicate di seguito. Per leggibilità, ogni finalità è rappresentata come card con base giuridica, conservazione e natura del conferimento.
Navigazione del sito, funzionamento tecnico, sicurezza e prevenzione abusi
Base giuridica
Legittimo interesse del titolare e necessità tecnica di funzionamento del sito.
Conservazione
Per il tempo necessario alla sessione, alla sicurezza tecnica e all’accertamento di eventuali anomalie o abusi, salvo obblighi di legge.
Natura del conferimento
Necessario per la navigazione e l’utilizzo del sito.
Creazione e gestione degli account utente
Base giuridica
Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali; legittimo interesse alla sicurezza del servizio.
Conservazione
Per la durata dell’account e successivamente per il tempo necessario a obblighi di legge, tutela dei diritti o sicurezza.
Natura del conferimento
Necessario per accedere al servizio.
Erogazione del servizio PWS Digitale
Base giuridica
Esecuzione del contratto con l’utente o con l’organizzazione cliente; trattamento per conto dell’organizzazione titolare quando applicabile.
Conservazione
Per la durata del rapporto contrattuale o secondo configurazione dell’organizzazione cliente, salvo obblighi di legge.
Natura del conferimento
Necessario per utilizzare la piattaforma.
Gestione di PWS, obiettivi, attività, task, appunti, note, conferme, dashboard e report
Base giuridica
Istruzioni dell’organizzazione cliente titolare del trattamento; esecuzione del servizio; legittimo interesse organizzativo dell’organizzazione cliente, ove applicabile.
Conservazione
Secondo configurazione dell’organizzazione cliente, durata del rapporto e necessità operative, salvo obblighi di legge.
Natura del conferimento
Necessario per utilizzare le funzionalità operative.
Visibilità interna dei dati secondo ruoli e permessi
Base giuridica
Istruzioni dell’organizzazione cliente; esecuzione del servizio; legittimo interesse organizzativo dell’organizzazione cliente, ove applicabile.
Conservazione
Per la durata del rapporto e secondo configurazione dei permessi.
Natura del conferimento
Necessario per le funzioni collaborative e manageriali.
Sfide, classifiche, confronti tra team, uffici o aree
Base giuridica
Istruzioni dell’organizzazione cliente; legittimo interesse organizzativo, motivazionale e di coordinamento interno, ove applicabile.
Conservazione
Secondo configurazione della sfida, del report o dell’organizzazione cliente.
Natura del conferimento
Necessario solo se tali funzionalità sono attivate.
Assistenza tecnica e supporto
Base giuridica
Esecuzione del contratto; legittimo interesse alla gestione delle richieste.
Conservazione
Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e per eventuale tutela dei diritti.
Natura del conferimento
Necessario se si richiede assistenza.
Sicurezza, log, prevenzione accessi abusivi e gestione incidenti
Base giuridica
Legittimo interesse del titolare o del responsabile; obblighi di legge ove applicabili.
Conservazione
Per periodi limitati e proporzionati alle esigenze di sicurezza, salvo necessità di accertamento.
Natura del conferimento
Necessario per la sicurezza del servizio.
Analisi tecniche aggregate o anonimizzate per migliorare il servizio
Base giuridica
Legittimo interesse al miglioramento del servizio, ove compatibile; consenso ove richiesto.
Conservazione
In forma aggregata o anonimizzata, oppure per periodi limitati se riferibile a utenti.
Natura del conferimento
Facoltativo quando non strettamente tecnico.
Comunicazioni amministrative, tecniche o di servizio
Base giuridica
Esecuzione del contratto; legittimo interesse alla gestione del servizio.
Conservazione
Per la durata del rapporto e per il tempo necessario a finalità amministrative o di tutela.
Natura del conferimento
Necessario.
Eventuali comunicazioni commerciali o informative facoltative
Base giuridica
Consenso dell’interessato o legittimo interesse nei limiti consentiti dalla normativa.
Conservazione
Fino a revoca del consenso, opposizione o cessazione della finalità.
Natura del conferimento
Facoltativo.
Adempimento di obblighi di legge, richieste di autorità o tutela dei diritti
Base giuridica
Obbligo legale; legittimo interesse alla difesa dei diritti.
Conservazione
Per i termini previsti dalla legge o necessari alla tutela dei diritti.
Natura del conferimento
Obbligatorio ove richiesto dalla legge.
Visibilità interna dei dati e ruoli autorizzati
I dati inseriti in PWS Digitale non sono pubblici.
La visibilità dipende dai ruoli, dai permessi, dalla gerarchia organizzativa e dalla configurazione impostata dall’organizzazione cliente.
A titolo esemplificativo:
·
il collaboratore vede prevalentemente i propri dati, le proprie attività, i propri obiettivi, i propri task e le note a lui destinate;
·
il coach può vedere i dati degli utenti assegnati secondo la configurazione dell’organizzazione;
·
il responsabile o titolare può avere visibilità sui dati dell’ufficio, del team o dell’organizzazione di riferimento;
·
il manager può avere visibilità su più uffici, aree, microaree o team collegati, se autorizzato;
·
gli amministratori tecnici possono accedere ai dati solo nei limiti necessari per assistenza, sicurezza, configurazione, manutenzione e corretto funzionamento del servizio.
L’organizzazione cliente è responsabile della corretta assegnazione dei ruoli, della verifica dei permessi e della legittimità della visibilità concessa ai propri utenti interni.
Sfide, classifiche e dati aggregati
PWS Digitale può includere funzionalità di sfida, classifica, confronto, campionato, ranking, badge, MVP, Top Team o strumenti simili tra utenti, team, uffici, aree o organizzazioni collegate.
Tali funzionalità sono progettate secondo principi di minimizzazione, proporzionalità e privacy by design.
Salvo diversa configurazione autorizzata dall’organizzazione cliente, le classifiche e le sfide tra uffici o team privilegiano dati aggregati, punteggi, percentuali, indicatori o risultati complessivi, senza rendere liberamente visibili PWS individuali, appunti personali, note interne, task o dati nominativi di utenti appartenenti ad altri uffici o organizzazioni.
La visibilità di dati individuali da parte di coach, responsabili, titolari, manager o altri ruoli autorizzati dipende dalla gerarchia organizzativa, dai permessi configurati e dalle istruzioni dell’organizzazione cliente.
L’organizzazione cliente resta responsabile della scelta di attivare tali funzionalità, della configurazione della visibilità, dell’informazione agli utenti coinvolti e della legittimità dell’utilizzo dei dati nel proprio contesto organizzativo.
Cross-office
Le sfide tra uffici devono privilegiare dati aggregati, punteggi, percentuali e indicatori, evitando la libera esposizione di dati individuali cross-office.
Comunicazione dei dati a terzi
I dati personali non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali proprie di PWS Digitale.
I dati possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti necessari, a:
·
fornitori tecnici necessari al funzionamento del servizio;
·
fornitori di hosting, database, autenticazione, sicurezza, email, analytics o infrastruttura;
·
soggetti autorizzati dell’organizzazione cliente secondo ruoli e permessi;
·
consulenti, professionisti o soggetti incaricati per esigenze amministrative, legali, fiscali o tecniche;
·
autorità competenti, quando richiesto dalla legge;
·
sistemi esterni tramite API ufficiali o integrazioni autorizzate dall’organizzazione cliente o dall’utente.
I soggetti che trattano dati per conto di PWS Digitale sono nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Fornitori, infrastruttura e sub-responsabili
PWS Digitale utilizza o potrà utilizzare fornitori tecnici per erogare il servizio, garantire sicurezza, autenticazione, archiviazione, invio email, backup, monitoraggio tecnico e assistenza.
Ove possibile, vengono preferiti fornitori e infrastrutture con server in Unione Europea o Spazio Economico Europeo.
Tra i fornitori utilizzati o utilizzabili, ove attivati, possono rientrare:
·
Supabase o provider analoghi per database, autenticazione, storage o funzioni applicative;
·
provider di hosting e infrastruttura cloud;
·
provider per email transazionali o comunicazioni di servizio;
·
provider per analytics tecnici o aggregati;
·
strumenti di monitoraggio, sicurezza o gestione errori.
L’elenco aggiornato dei principali sub-responsabili potrà essere reso disponibile in questa pagina, in una sezione dedicata o su richiesta scrivendo a supporto@pwsdigitale.it.
Trasferimenti extra UE/SEE
I dati sono trattati preferibilmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per l’utilizzo di specifici fornitori o servizi tecnici, si rendesse necessario un trasferimento di dati verso Paesi extra UE/SEE, tale trasferimento avverrà solo in presenza di adeguate garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo, misure supplementari o altri strumenti consentiti dalla normativa applicabile.
PWS Digitale adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui, ove applicabile:
·
autenticazione degli utenti;
·
separazione logica tra organizzazioni o tenant;
·
limitazione degli accessi amministrativi;
·
backup e procedure di ripristino;
·
log tecnici e di sicurezza;
·
gestione delle credenziali;
·
utilizzo di fornitori qualificati;
·
procedure per la gestione di anomalie, incidenti e data breach.
L’utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali e deve segnalare tempestivamente eventuali accessi non autorizzati o sospetti.
L’organizzazione cliente è responsabile della corretta gestione degli utenti autorizzati, della rimozione degli account non più legittimati e della configurazione coerente dei permessi.
In caso di violazione dei dati personali, PWS Digitale attiva procedure di contenimento, analisi, mitigazione e documentazione dell’incidente.
Quando PWS Digitale agisce come titolare del trattamento, provvede, ove richiesto dalla normativa, alla notifica al Garante per la protezione dei dati personali e alla comunicazione agli interessati.
Quando PWS Digitale agisce come responsabile del trattamento per conto di un’organizzazione cliente, informa l’organizzazione senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza della violazione e collabora fornendo le informazioni tecniche ragionevolmente disponibili, affinché l’organizzazione possa adempiere ai propri obblighi di legge.
Processi automatizzati e profilazione
PWS Digitale può elaborare dati inseriti dagli utenti o dall’organizzazione cliente per generare dashboard, statistiche, indicatori, punteggi, scostamenti, obiettivi, progressi, classifiche, suggerimenti operativi o riepiloghi.
Tali elaborazioni hanno finalità di supporto operativo, organizzativo e decisionale.
PWS Digitale non adotta decisioni completamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli utenti.
Eventuali decisioni organizzative, valutative, disciplinari, retributive, contrattuali o commerciali assunte sulla base dei dati presenti nella piattaforma restano di esclusiva responsabilità dell’organizzazione cliente e dei soggetti da essa autorizzati.
Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare, nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:
·
accesso ai dati personali;
·
rettifica dei dati inesatti;
·
cancellazione dei dati nei casi previsti;
·
limitazione del trattamento;
·
opposizione al trattamento;
·
portabilità dei dati, ove applicabile;
·
revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
·
reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Contatto privacy
Per richieste relative a dati trattati direttamente da PWS Digitale come titolare, è possibile scrivere a supporto@pwsdigitale.it.
Dati trattati per conto dell’organizzazione
Se la richiesta riguarda dati operativi, PWS, obiettivi, note, feedback, task, dashboard o altri dati trattati per conto di un’organizzazione cliente, l’interessato può rivolgersi anche direttamente all’organizzazione stessa, che agisce come titolare del trattamento. PWS Digitale collaborerà con l’organizzazione, nei limiti del proprio ruolo di responsabile del trattamento.
Cookie e strumenti simili
Il sito e l’applicazione possono utilizzare cookie, local storage o tecnologie simili.
In particolare possono essere utilizzati:
·
cookie tecnici necessari al funzionamento del sito, della sessione, del login e della sicurezza;
·
strumenti di memorizzazione tecnica necessari per preferenze essenziali;
·
cookie o strumenti analoghi per analytics tecnici, aggregati o privacy-friendly, ove attivati;
·
cookie di marketing, profilazione o tracciamento non tecnico solo previo consenso, ove richiesto dalla normativa applicabile.
L’utente può gestire le preferenze cookie tramite il banner o gli strumenti eventualmente disponibili sul sito, oltre che tramite le impostazioni del proprio browser.
Modifiche all’informativa
La presente informativa può essere aggiornata per adeguamenti normativi, evoluzioni del servizio, nuove funzionalità, nuovi fornitori o modifiche organizzative.
La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Per informazioni o richieste: supporto@pwsdigitale.it